Administrativ medarbejder med eventkompetencer

Er du en dygtig koordinator, har du erfaring med eller mod på eventplanlægning og -afvikling, er du udadvendt og serviceminded, og sætter du en ære i at bidrage til effektiv drift? Så er stillingen som administrativ medarbejder på Datalogisk Institut måske noget for dig.

I denne nyoprettede stilling bliver du en del af DIKU’s sekretariat, der understøtter ledelse, forskere og den resterende administration på instituttet.

Dine primære ansvarsområder bliver gæster, planlægning og afvikling af events samt en række koordinerende opgaver.

Arbejdsopgaver

  • Ansvarlig for gæster: Tovholder for gæster, der skal besøge DIKU. Herunder rådgivning og/eller bestilling af fly og hotel, kommunikation med gæster og værter før/under/efter besøget, rejseafregninger, oprettelse i systemer m.v.
  • Events: Planlægning og afvikling af række events samt bidrage til annoncering på intranet, ekstern hjemmeside, i kalender m.v.
    • Interne events såsom sociale arrangementer og fester, sundhedsfremmende initiativer, diverse receptioner, introdage for nye medarbejdere og andre strategiske og/eller tværgående initiativer på instituttet
    • Eksterne events såsom konferencer, professortiltrædelser, doktorforsvar m.fl. (alt efter kompetencer)
  • Koordinerings- og sekretæropgaver: Disse opgaver er endnu ikke fastlagt, men kunne eksempelvis omfatte:
    • Koordinering af danskkurser for internationale medarbejdere
    • Tovholder på databehandleraftaler for gæster og løst tilknyttede medarbejdere
    • Tovholder og referent for Arbejdsmiljø- og Samarbejdsudvalget
    • Bidrage til administration af DIKU’s intranet

Den præcise opgavesammensætning tilpasses din uddannelsesmæssige baggrund.

Du vil formelt indgå i teamet Management and Section Support, som supporterer DIKU’s forskere og ledelse. Det er et team, der vækster og udvikler sig og snart tæller fire medarbejdere og en studentermedarbejder. Derfor er det vigtigt, at du er omstillingsparat og indstillet på, at din opgaveportefølje kan ændre sig løbende.

På eventområdet vil du arbejde både selvstændigt med en række events, men også have samarbejde og sparring med en eventkoordinator samt institutlederens PA.

Desuden vil du arbejde tæt sammen med HR-teamet, da en række af opgaverne har en tæt relation til HR-området.

Vi forventer, at du

  • Har en relevant videregående uddannelse eller er en ambitiøs kontoradministrativ medarbejder
  • Har relevant erfaring eller er nyuddannet med kendskab til området
  • Er serviceminded, udadvendt og god til at skabe positive relationer til alle, du samarbejder med – og kan lide at have mange snitflader og samarbejdspartnere
  • Er en dygtig koordinator, der kan holde styr på mange løse ender og fastholde overblikket
  • Har erfaring med eller mod på at planlægge og afvikle forskellige former for events
  • Er en dygtig formidler, der kan formulere dig klart på både dansk og engelsk via forskellige formater (mails, referater, intranet, ekstern hjemmeside)
  • Har erfaring og lyst til at arbejde med administrative systemer. Erfaring med systemerne IndFak, RejsUd, CWT’s rejseportal og lignende er en fordel, men ikke et krav 
  • Er skarp til Microsoft Office-pakken og også villig til at lære nye systemer
  • Du er grundig i din opgaveløsning og følger dine opgaver til dørs

Vi tilbyder 

  • Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne
  • At blive en del af en arbejdsplads i økonomisk vækst, som løbende medfører nye typer af opgaver, hvor du kan være med til at sætte dit præg på, hvordan de skal løses
  • Et udviklingsorienteret og godt socialt miljø
  • Engagerede kolleger, som vægter faglig sparring og samarbejde højt, og som har en uhøjtidelig, åben og respektfuld omgangstone
  • Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder – såsom kurser og relevant videre- og efteruddannelse

Hvem er vi? 

DIKU er Danmarks første datalogiske institut, som blev grundlagt i 1970. Vores forskere og kandidater har siden bidraget til samfundets accelererende teknologiske transformation, og vores forskningsmiljø og -resultater har gjort os til et af Europas førende datalogiske institutter med international indflydelse.

DIKU er beliggende på Østerbro i Universitetsparken, hvor vi deler campus med en række andre naturvidenskabelige uddannelser og institutter. Vi er ca. 400 ansatte (inklusive ph.d.-studerende og instruktorer), heraf udgør administrationen ca. 35 fastansatte medarbejdere. 

Løn- og ansættelsesvilkår  

Hvis du har en akademisk uddannelse, sker ansættelsen som fuldmægtig i henhold til overenskomst for Akademikere i Staten. Aflønning i henhold til AC-overenskomst er anciennitetsbestemt. Der vil desuden blive givet rådighedstillæg. Tillæggets størrelse afhænger af anciennitet.

Hvis du har en kontoruddannelse, vil du blive ansat som kontorfunktionær i løngruppe efter kvalifikationer i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat).

Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer. Vi har flekstid. Der kan forekomme arbejde udenfor normal arbejdstids efter gældende overenskomst ved afvikling af nogle typer af events.

Vil du vide mere?

Spørgsmål til stillingen kan rettes til sekretariatsleder Tina Virenfeldt Kristensen på tlf. 40 59 40 54 / tikr@di.ku.dk eller PA for DIKU’s institutleder Mette Nowack Bergqvist på tlf. 93 56 55 89
/ meno@di.ku.dk.

Ansøgnings- og ansættelsesprocedure

Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning, CV og relevant dokumentation ved at klikke på "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget senest søndag den 10. juli 2022. Vi modtager kun elektroniske ansøgninger.

Da ansættelsesprocessen er placeret i sommerferien, vil processen være meget kort. Du kan derfor forvente, at vi indkalder til samtaler mandag den 11. juli og afholder samtaler allerede tirsdag og onsdag den 12.-13. juli. Af samme årsag kan der også være mulighed for, at vi afholder samtaler løbende inden ansøgningsfristen. Der vil eventuelt blive afholdt 2. samtale fredag den 15. juli.

Tiltrædelse pr. 1. september eller før hvis muligt.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

SØG STILLINGEN

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Info

Ansøgningsfrist: 10-07-2022
Ansættelsesdato: 01-09-2022
Arbejdstid: Fuldtid
Afdeling/Sted: Department of Computer Science