HR-koordinator

På Datalogisk Institut på Københavns Universitet (DIKU) søger vi en HR-koordinator til Sekretariatet, som skal bidrage til drift og udvikling af vores HR-indsatser på instituttet især med fokus på rekruttering og fastholdelse af forskere.

Kan du se dig selv arbejde på landets største uddannelsesinstitution med forskning og uddannelse i ny og banebrydende it på områder som kunstig intelligens og virtual reality? Så er jobbet som HR-koordinator på Datalogisk Institut, Københavns Universitet (DIKU) måske noget for dig.
Du bliver en del af DIKUs HR-team bestående af to fuldtidsansatte og en studentermedarbejder. En af teamets vigtigste opgaver er at håndtere rekrutteringsforløb af alle typer ansættelser på instituttet fra A-Z i samarbejde med fakultetets HR-center.
Vi koordinerer og rådgiver om rekrutteringsprocessen samt indhenter data og klargør dokumenter til ansættelsen.

Derudover er HR-teamet tovholder på planlægning, registrering og rådgivning om ferie og fravær. Vi sikrer professionel onboarding af nye medarbejdere, administrerer gæster af længere varighed, administrerer lokaleallokering samt godkender udbetalinger til timelønnede og diverse engangsudbetalinger.

Vi samarbejder tæt med fakultetets HR-center, som er ansvarlig for den administrative og lønmæssige håndtering af medarbejdernes ansættelse på fakultetet. Vi har løbende møder med vores HR-partner omkring til- og afgang, fraværssager og generel gennemgang af HR-sager.

Arbejdsopgaver

Du vil blive tilknyttet vores lokale HR-team i Sekretariatet. Du vil få dine egne ansvarsområder, men skal kunne understøtte dine kolleger i teamet. Dine arbejdsopgaver vil omfatte:

  • Rekruttering af forskere fra strategiske planer til opslag og ansættelse, herunder understøttelse af ledere igennem rekrutteringsprocessen.
  • Understøttelse af adjungerings- og meriteringsprocesser.
  • Administrering af emeritusaftaler, eksterne tilknytninger og gæster.
  • Mødeledelse af en række HR-koordineringsmøder med forskningssektioner og andre administrative teams i samarbejde med din kollega i HR-teamet samt understøttelse af diverse relevante mødefora.
  • Bidrag til at sikre god koordinering og samarbejde med fælles HR på KU bl.a. via regelmæssige møder og dag-til-dag kommunikation med fakultetets HR-center.
  • Understøttelse af kollegaer efter behov på områder som ferie/fravær, onboarding/offboarding og rekruttering af administrative og timelønnede medarbejdere.
  • Alt efter din profil vil lokaleallokering kunne blive en del af din opgaveportefølje i samarbejde med vores Facility Management team.
  • Deltagelse i og ledelse af små og større udviklingsprojekter inden for HR-området.
  • Ad hoc analyseopgaver og ledelsesinformation til drifts- og strategisk styring af personaleområdet.
  • Varetagelse af administrative opgaver, der løbende må opstå på HR-område eksempelvis APV og trivselsprojekter, ofte i samarbejde med andre kollegaer i Administrationen og med inddragelse af ledelse og medarbejdere på tværs af instituttet.

Vi forventer, at du

  • Er kontorfunktionær eller har en relevant akademisk uddannelse. Vægtningen af arbejdsopgaver vil blive tilpasset afhængigt af uddannelsesbaggrund.
  • Har erfaring med eller kendskab til HR-området og rekrutteringsprocesser, gerne i en politisk ledet organisation
  • Er struktureret og holder af at drive og koordinere en proces fra A til Z og sikre, at en sag følger en bestemt proces
  • Kan lide at have gang i flere forskellige sager på én gang
  • Er vant til at arbejde med personaleadministrative systemer (vi benytter Scanpas men vil snart overgå til et nyt system, KUPA)
  • Er vant til at arbejde med andre digitale systemer - du vil bl.a. skulle arbejde med WorkZone, Office-pakken, Trello og Microsoft Teams, det er en fordel, hvis du har erfaring med disse eller lignende systemer
  • Har kendskab til ferie-/fraværsområdet - kendskab til den nye ferielov er en fordel
  • Har lyst til at arbejde med drift og udvikling af personaleområdet i et multikulturelt miljø, herunder ønsker at effektivisere arbejdsgange og understøtte ledelse og medarbejdere i HR-relaterede sager
  • Er en holdspiller, der er god til at samarbejde både internt i teamet og med mange andre medarbejdere og teams
  • Er en god tovholder, der kan sikre at mange daglige forespørgsler og sideløbende sager når i mål
  • Er vant til rollen som mødeleder, også gerne online (vi benytter Zoom og Microsoft Teams)
  • Har gode formuleringsevner på både dansk og engelsk
  • Er imødekommende, serviceminded og struktureret
  • Er fleksibel, da behov og fokus kan ændre sig hurtigt, og du skal være parat til løbende at få nye opgaver

Vi tilbyder

  • Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne
  • At blive en del af en arbejdsplads i vækst, som løbende medfører nye typer af opgaver, hvor du kan være med til at sætte dit præg på, hvordan de skal løses
  • At blive en del af et sekretariat i konstant udvikling med store ambitioner
  • Et udviklingsorienteret og godt socialt miljø med en uhøjtidelig omgangstone
  • Engagerede kolleger, som vægter faglig sparring og samarbejde højt, og som har en uhøjtidelig, åben og respektfuld omgangstone
  • Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder, herunder kurser og relevant videre- og efteruddannelse

Hvem er vi?

DIKU er Danmarks første datalogiske institut, som blev oprettet i 1970. Vores forskere og kandidater har bidraget til samfundets accelererende teknologiske transformation, og vores forskningsmiljø og -resultater har gjort os til et af Europas førende datalogiske institutter med international indflydelse.

DIKU er beliggende på Østerbro i Universitetsparken 1, hvor vi deler campus med en række andre naturvidenskabelige uddannelser og institutter. Vi er ca. 200 ansatte (inklusive ph.d.-studerende og instruktorer), heraf udgør administrationen ca. 31 fastansatte medarbejdere.

Du bliver en del af DIKUs HR-team, der består af to HR-medarbejdere, en studentermedarbejder og understøttelse fra sekretariatsleder. HR-teamet er en del af Sekretariatet, der omfatter HR, Kommunikation, Event, Facility Management og Administrativ support. Vi arbejder tæt sammen med DIKUs øvrige administration, ledelse, forskere og undervisere samt HR-centeret og KU’s øvrige institutter.

Løn- og ansættelsesforhold

Hvis du har en akademisk uddannelse, sker ansættelsen som fuldmægtig i henhold til overenskomst for Akademikere i Staten. Aflønning i henhold til AC-overenskomst er anciennitetsbestemt. Der vil desuden blive givet rådighedstillæg. Tillæggets størrelse afhænger af anciennitet.

Hvis du ikke har en akademisk uddannelse, vil du blive ansat som kontorfunktionær i løngruppe efter kvalifikationer i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat).

Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer. Vi har flekstid.

Den primære arbejdsplads er i Universitetsparken på Østerbro.

Vil du vide mere?

Spørgsmål til stillingen kan rettes til sekretariatsleder Tina Virenfeldt Kristensen på tlf. 40 59 40 54 / tikr@di.ku.dk eller HR-koordinator Malene Skovsgaard, tlf. 93 50 91 72 / m.skovsgaard@di.ku.dk.

Ansøgnings- og ansættelsesprocedure

Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning, CV og relevant dokumentation ved at klikke på "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget senest den 7. marts 2021.

Vi modtager kun elektroniske ansøgninger.

Samtaler vil finde sted i uge 11-12.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Tiltrædelse pr. 1. april eller 1. maj 2021.

SØG STILLINGEN

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.

Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på https://www.science.ku.dk/

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Info

Ansøgningsfrist: 07-03-2021
Ansættelsesdato: 01-04-2021
Arbejdstid: Fuldtid
Afdeling/Sted: Datalogisk Institut