Ny teknologi skal forhindre offentlige IT-fiaskoer i fremtiden

Amanda, Polsag, EFI. Listen over kuldsejlede, store offentlige IT-projekter er lang, og regningen lyder på milliarder at skattekroner. Men efter ti års forskning på området har forskere fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet udviklet en ny teknologi, der skal hjælpe organisationer med at digitalisere deres arbejde på en enklere og mere fleksibel måde.

Et IT-system i det offentlige kan typisk være et sagsbehandlingssystem, som hjælper myndigheden med at optimere arbejdsprocesser og håndtere dokumenter fra borgere. Disse systemer tager som regel udgangspunkt i forsøg på at analysere organisationens arbejdsgange.

”Gennem årene har man brugt masser af penge på at lave store forkromede kort over organisationens arbejdsgange, men uden at det har virket i praksis. Vores nye teknologi har en enklere og agil tilgang, der tager udgangspunkt i at beskrive de regler og love, som en offentlig myndighed skal overholde,” siger professor Thomas Hildebrandt fra Datalogisk Institut, som forsker i digitalisering af arbejdsgange og forretningsprocesser.

Systemer, der bruger den nye teknologi, giver fx sagsbehandleren en tjekliste med aktiviteter, der skal være udført, før en sag kan kaldes løst. På den måde er det tydeligt, hvad sagsbehandleren skal gøre for at nå målet, men uden at gå i detaljer med præcist, hvornår medarbejderen skal gøre det. Sagsbehandleren kan derfor udføre arbejdet på sin egen måde, så længe reglerne er opfyldt. Modsat tilgangen i fejlslagne IT-projekter er det også nemt at fjerne, ændre eller tilføje nye regler, hvis lovgivningen ændrer sig, eller regler fortolkes anderledes i praksis. 

Virkeligheden er ikke en fabrik

For ifølge Thomas Hildebrandt er rigide og overkomplekse IT-løsninger en hovedårsag til, at så mange både offentlige og private IT-projekter går i vasken. Ofte bliver projekterne for store, ufleksible og testes ikke godt nok, før systemerne møder virkeligheden.

”Det går galt, når man beskriver idealiserede arbejdsgange og tror, man har overblikket, inden systemet tages i brug. Ofte uden at involvere brugerne med den faglige ekspertise. Det er en fabriksagtig tankegang, som kun virker på processer, der er meget forudsigelige,” forklarer han og tilføjer, at systemer der bruger den nye teknologi er langt mere fleksibelt og nemt at tilpasse, når der sker ændringer i fx sagsgange.

Teknologien er udviklet i samarbejde med forskere ved IT Universitetet i København og virksomheden DCR Solutions, og er allerede taget i brug af KMD, en af statens store IT-leverandører, og flere danske kommuner, bl.a. Syddjurs Kommune. Samtidig certificerer konsulenthusene Deloitte og Implement nu deres konsulenter i at bruge det nye system og tankegangen bag.

Er det så slut nu med store offentlige og private IT-projekter, der går galt nu?

”Det afhænger af, hvor hurtigt folk tager den nye metode til sig. Nu har vi tegnet kort og diagrammer i 50 år, og den tilgang sidder stadig godt fast. Men med den nuværende store interesse og udbredelse af teknologien, kan vi forhåbentlig lykkes med flere IT-projekter og undgå ineffektive eller direkte ulovlige IT-systemer i fremtiden,” siger Thomas Hildebrandt.

Den nye teknologi videreudvikles lige nu i forskningsprojektet EcoKnow støttet af Innovationsfonden, og metoden til digitalisering af regler og love er kun første fase i projektet. Anden fase er at bruge kunstig intelligens til at hjælpe med både digitalisering af regler og til at finde den bedste rækkefølge at udføre aktiviteter i.

Læs mere om forskningen på Ecoknow.org